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日前, 在 PCon 全球產品創新大會上, 釘釘副總裁、協同辦公平臺負責人傅徐軍以釘釘協同辦公產品的創新實踐, 系統性分享釘釘文檔等工具如何提升組織力, 以及在文檔、會議、項目等生產力工具上的設計理念與特點。

傅徐軍認為,“組織的效率是由企業中個人效率的總和, 乘以信息效率得到的。信息效率就是人與人之間的信息在生成、傳遞、使用、沉淀過程中的全鏈路效率。我相信信息效率有巨大的提升空間, 這是下一個階段組織力能否持續提升的關鍵, 也是釘釘文檔、釘閃會、Teambition 等產品創新的方向。”

(傅徐軍分享釘釘協同辦公的產品實踐)

工具的價值, 是打造每一個組織的長期競爭力

在組織協作中, 信息的創作、流轉、共享是必不可少的一環。基于文檔的協作, 天然具備對信息進行系統化的梳理, 便于具有上下文的呈現、分享, 以及多人、異步協作的特點, 是保證組織效率提升的首要場景。

傅徐軍表示, 當下外部環境快速變化, 釘釘應該幫助每一個企業提升組織效率, 打造長期的競爭力而不僅僅短期的執行力。釘釘文檔的設計思路也是面向未來的新文檔方向, 更加注重文檔本身內容的連接和開放。

在內容創作和協作上, 為每一個人打磨極致的生產力工具。在尊重用戶對文檔工具的使用習慣的同時, 圖以更加豐富的表達區塊來滿足用戶對生產工具的多方面訴求, 如效率優先、格式豐富、操作簡單。

在文檔沉淀和管理方面, 打造每個團隊、每個企業的知識管理平臺。釘釘文檔圍繞信息載體, 讓碎片化的信息轉換為結構化知識, 注重效率以及信息安全的保障, 將這些知識打造為每個企業的數字資產。

用“/”連接每一次創作, 能用文檔就不用 PPT

文檔創作, 本質上是一種思維的表達和呈現的過程, 釘釘文檔針對創作需求, 研發了文檔、表格、知識庫、腦圖等多種功能, 在每一種在線場景提供服務。

在打磨基礎產品體驗外, 釘釘的文檔也探索出自己的一些特點。例如,“/”是釘釘文檔的一大特色, 也是一次創作的起點。

在釘釘文檔的迭代過程中, 一些來自重度用戶的聲音引起了團隊的注意:“我們想在你們的文檔中嵌入內部的 OKR 卡片”。釘釘決定開始一次大膽的開放性嘗試: 與這些用戶共創可以連接一切的“/”命令。

現在, 通過輸入“/”, 能夠輕松連接腦圖、流程圖、公式等豐富內容元素, 還可以一鍵連接 OKR、提及人、代辦、投票等多種辦公協作功能, 并與計時器、語音速記等效率應用能夠實現快速關聯。基于文檔的開放, 還可以連接企業內部的業務平臺、OA 等系統。

“/”以及背后豐富的內容表達能力, 可以幫助用戶快速創建出來一篇文檔, 以及文檔的流轉。傅徐軍認為,“對于文檔來說, 它將是我們的優勢, 也是我們的價值體現, 即讓知識有更多的表達方式”。

演示模式是釘釘文檔的另一項特色功能。借助一把小剪刀, 用戶進行自主進行分頁, 讓一份文檔秒變 PPT, 減少在排版、插圖、做動畫等的消耗。

這也是釘釘文檔對于產品價值的追求。知識的更大價值在于分享、閱讀以及傳遞, 這種設計讓用戶可將更多時間聚焦在內容上, 減少對排版等樣式問題的糾結, 能用文檔的就不用 PPT。

一鍵轉存、有序梳理的知識庫, 打造流動的知識體系

文檔被創作之后, 如何轉變成知識, 這是釘釘文檔最為側重的發展方向之一。企業的信息和知識, 以不同的形式離散地存在于各個工作場景中。例如群聊天, 將本地的 Word、Excel、PPT 文件發送到聊天窗口中; 例如一次日志、一次項目匯報、一場會議的資料... 他們共同存在一個問題, 這些文件所承載的價值, 會隨著時間和信息的暴漲, 被散落在場景里, 得不到很好的使用。

釘釘文檔提供知識庫功能, 無論是本地上傳的文件, 還是創建的在線文檔、日志、會議紀要等, 都能通過一鍵轉存到知識庫中。

為了便于知識的管理與檢索, 知識庫以文件夾的方式將這些離散的文件, 有序地組織起來, 形成知識的目錄樹。目錄樹支持無限層級的嵌套, 多人協同實時組織和管理。

除了結構化的目錄樹, 釘釘文檔的書本庫模式, 也將知識結構變成一本書的形態, 可以讓人第一眼識別這是一個什么樣的知識庫, 降低用戶的理解成本。同時知識庫的維護者信息的添加, 更能讓知識的消費者感受到氛圍感。

“知識管理是企業獲取、分配并有效利用知識的過程, 釘釘知識庫這個產品就是幫助企業去全面的匯聚知識, 進行有序、有結構化的整理, 并最終可以簡單便捷的連接, 發現和應用知識”。傅徐軍分享了最新優化升級的

為了便于知識的管理和檢索, 釘釘文檔也創新提供了多項產品體驗, 比如區塊化技術, 已經實現了塊引用的同步能力。僅一次拷貝動作, 便可以實現多篇文檔內的引用同步, 做到一次修改, 多文更新。還可以一鍵溯源到原文檔, 進一步了解知識源頭的上下文, 形成知識的點、線、面全方位連接。

同時, 在釘釘文檔中可以通過鏈接的形式插入另外一篇文檔, 使兩篇文檔建立起雙向關聯的引用關系, 成為雙向鏈接, 打破樹形分類的約束, 以一種自由、拓撲的網狀連接方式展示文檔之間的關系, 最終形成一張不斷生長的文檔關系圖譜。

除了釘釘文檔, 傅徐軍還針對開會和項目管理場景分別介紹了釘閃會和 Teambition。這是日常工作中信息密度最高、協作最復雜的三個場景, 也是釘釘不斷創新、提升組織效率一直面對的高頻場景。隨著釘釘基礎產品的不斷強化, 蕉內、喜馬拉雅、浙江大學等越來越多的企業開始借助釘釘的云 Office 產品, 踐行各自的管理實踐。釘釘也在通過工具的持續創新, 幫助每一個企業提升組織效率, 打造屬于他們的長期競爭力。